หลายๆคนคงสงสัยทำไมต้องใช้กระดาษสีๆหลายชั้นหรือเรียกว่ากระดาษเคมีต่อเนื่องที่เป็นชุด โดยส่วนใหญ่นำมาใช้ในการพิมพ์ใบกำกับภาษี และพิมพ์ใบเสร็จรับเงินเป็นหลัก วันนี้ผมจะมาพูดถึงข้อดีของกระดาษเคมีต่อเนื่องว่ามันสามารถนำไปแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง โดยจะยก 2 ตัวอย่างนะครับ
- ช่วยประหยัดเวลาการทำงาน
ท่านที่เคยใช้กระดาษA4ธรรมดาแล้วเจอปัญหาที่ว่า ต้องปริ้นเอกสารหลายๆใบต่อ 1 ชุดเพื่อแยกเอกสารให้ลูกค้าและฝ่ายต่างๆเก็บ มันจะเสียเวลาแค่ไหนถ้าสมมติว่าบริษัทคุณต้องเปิดใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินวันๆนึง หลายร้อยชุด กว่าคุณจะปริ้นออกมาแต่ละชุดซึ่งอาจจะต้องมี 3-4 ชั้นต่อชุด และยังต้องให้คุณเซ็นต์และลูกค้าเซ็นต์ทุกๆใบ ตัวอย่างเช่น คุณต้องพิมพ์ใบกำกับภาษี 100 ชุด ซึ่งแต่ละชุดมี 4 ใบ วันๆคุณจะต้องเสียเวลาเซ็นต์เอกสารทั้งหมด 400 ใบต่อวัน และกว่าจะให้ลูกค้าเซ็นต์จบต่อชุด หากลูกค้าคุณเข้ามาเยอะมากและรอคิวเซ็นต์ อาจจะไม่ใช่เรื่องที่ดีแน่ ซึ่งกระดาษต่อเนื่องเคมีจะช่วยลดระยะเวลาที่คุณและลูกค้าต้องเสียไปเปล่าๆ ปัญหาที่ผมพูดมาเป็นประสบการณ์จริงที่ลูกค้าเล่าให้ผมฟังและลูกค้าเปลี่ยนหรือหันมาใช้การพิมพ์ใบกำกับภาษีและใบเสร็จเงินแบบกระดาษเคมีต่อเนื่อง ที่พูดมานี้ไม่ใช่แค่ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินเท่านั้นที่ทำในรูปแบบของกระดาษต่อเนื่องเคมี เอกสารอื่นๆ เช่น ใบส่งสินค้า ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งผลิตงาน Payslip เป็นต้น
2. ป้องกันการโกงการปลอมเอกสาร
อันนี้หลายท่านคงอาจจะงงหรือไม่เข้าใจ ผมจะเล่าเคสนึงที่ลูกค้าผมโดนโกงมาเป็นตัวอย่างนะครับ ลูกค้าผมรายนี้เป็นโรงงานฉีดพลาสติกครับ เดิมทีเค้าเปิดใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ โดยใช้กระดาษA4ปริ้นออกมาธรรมดาโดยจะมี 3 ใบต่อชุด ใบแรกจะให้ทางลูกค้า ใบที่สองจะให้ทางบัญชีเก็บ ใบที่สามจะให้เจ้าของเก็บ โดยหน้าที่ของใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ของเค้าคือ เมื่อลูกค้าตกลงสั่งฉีดพลาสติกแล้ว ทางโรงงานผลิตและส่งของให้เรียบร้อย ทางโรงงานจะมีใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ ให้ลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานว่าส่งสินค้าแล้วจริงๆนะ และ บอกกับทางลูกค้าว่าคุณเป็นหนี้ต้องจ่ายเราเท่านี้นะ เรื่องราวมีอยู่ว่า ลูกค้าผมเขาเริ่มรู้สึกว่าเก็บเงินลูกค้าๆหลายๆเจ้าไม่ได้ จากน้อยๆค่อยๆเยอะขึ้น เค้าก็งงและสงสัย เลยให้พนักงานธุรการที่ทำเอกสารโทรตามหนี้ลูกค้า พนักงานคนนี้ก็แจ้งเขาตลอดว่าลูกค้ายังไม่จ่าย ตามไม่ได้บ้าง ติดต่อไม่ได้บ้าง จนสุดท้ายเขาทนไม่ไหว จึงลองแอบโทรหาลูกค้าเองหลายๆเจ้า ผลปรากฎว่าลูกค้าบอกเค้าว่าจ่ายเงินแล้วทุกเจ้า นั่นหมายความว่าพนักงานคนนี้โกหก จนแอบสืบได้ว่าพนักงานคนนี้ปลอมแปลงเอกสารเขามาตลอด แต่กว่าจะรู้ก็เสียหายหลายตัง โดยวิธีการโกงของพนักงานคนนี้คือ พิมพ์ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ให้เจ้าของเซ็นต์เรียบร้อย เขาจะมาแก้ไขรายละเอียดการชำระเงินบัญชีที่ต้องจ่ายและปลอมลายเซ็นต์ในใบที่1(ใบที่ต้องให้กับทางลูกค้า) และพิมพ์ใบที่ปลอมแปลงให้ลูกค้า ทางลูกค้าก็ไม่ทราบโอนเงินเข้าบัญชีนี้ตลอด ตัวอย่างนี้จะเห็นได้ชัดว่าการใช้กระดาษ A4 ธรรมดาคุณจะพิมพ์เอกสารออกมากี่รอบก็ได้ แก้แล้วแก้กลับเหมือนเดิมก็ได้ ลูกค้าผมจึงมาปรึกษาผมในการทำกระดาษต่อเนื่องเพื่อกันปลอมแปลงเอกสาร ผมจึงแนะนำวิธีการของกระดาษเคมีต่อเนื่องว่ามันสามารถกันปลอมแปลงได้อย่างไร คือ 1. รันนัมเบอร์บนเอกสารจากโรงพิมพ์ หมายความว่า คุณไม่สามารถแก้ไขเอกสารชุดนั้นที่เสียไปได้เลย หากพิมพ์ชุดนี้แล้ว จะแก้ไขพิมพ์เลขเดิมไม่ได้ ก็จะปลอมแปลงพิมพ์ซ้ำไม่ได้ 2. เอกสารต้องออกเป็นชุด เวลาคุณเซ็นต์แล้ว ลูกค้าก็จะต้องเซ็นเอกสารที่อยู่ในชุด เพื่อทำสำเนาทั้งชุดก่อน แล้วค่อยแยกเอกสารเป็นชั้นๆ ดังนั้นการที่จะปลอมแปลงโดยการพิมพ์ใบใหม่มา เป็นไปไม่ได้เลยเพราะ เอกสารจะไม่อยู่ในชุดนั้นๆ จะตรวจสอบได้ง่าย
เอาเป็นว่าสรุปง่ายๆ คือ กระดาษต่อเนื่องเคมีดีกว่ากระดาษ A4 ธรรมดาหลักๆอยู่ 2 ข้อ คือ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน และ ป้องกันการทุจริตการโกงปลอมแปลงเอกสาร
สุดท้ายขอโฆษณาปิดท้ายนิดนึงครับ ^o^ โรงพิมพ์ท็อปมัลติพริ้นทส์ เรารับทั้งให้คำปรึกษาสำหรับคนที่ไม่เคยใช้แล้วอยากให้มาใช้ และ รับพิมพ์บิลเล่ม รับพิมพ์ใบกำกับภาษี รับพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน รับพิมพ์กระดาษต่อเนื่องเคมี และสิ่งพิมพ์อื่นๆ เช่น กระดาษเทอร์มอลความร้อน กระดาษม้วนใบเสร็จ กระดาษฟอร์มกาวปิดผนึก สติ๊กเกอร์แผ่น รับพิมพ์สติ๊กเกอร์ลาเบลม้วน หนังสือ แค็ตตาล็อก รับพิมพ์นามบัตร รับพิมพ์แผ่นพับโบรชัวร์ รับพิมพ์ซองจดหมาย หัวจดหมาย ฯลฯ หากท่านผู้อ่านสนใจทำสิ่งพิมพ์ใด เรารับพิมพ์สิ่งพิมพ์ทุกประเภทครับ และยังมีเครื่องพับกระดาษ เครื่องพับปิดผนึกกระดาษฟอร์มกาว เครื่องพับใส่ซองจดหมาย ติดต่อโทรได้ตลอดเวลาครับ 063-391-5364
บทความน่าสนใจเกี่ยวกับ “กระดาษต่อเนื่องเคมี กระดาษใบกำกับภาษีใบเสร็จรับเงินต่อเนื่องเคมี”
- สั่งกระดาษต่อเนื่องยังไง
- กระดาษใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงินต่างกันยังไง
- กระดาษใบกำกับภาษีอย่างเต็มและอย่างย่อต่างกันยังไง
- พิมพ์กระดาษต่อเนื่องต้องใช้ไฟล์อะไรพิมพ์
- ระยะเวลาและขั้นตอนการสั่งพิมพ์กระดาษต่อเนื่อง
- ตัวอย่างกระดาษใบกำกับภาษี
- แกรมกระดาษต่อเนื่องเคมีคือกี่แกรม
- การสั่งพิมพ์บิลเล่ม ต้องรู้ข้อมูลอะไรบ้าง
