Print & Mail คือ บริการประเภทบริการของงาน Outsource mailing โดยเป็นบริการพิมพ์ พับ ใส่ซอง และจัดส่งจดหมายทางไปรษณีย์ สำหรับองค์กรที่ต้องส่งเอกสารจำนวนมากให้ลูกค้า สมาชิก หรือคู่ค้าเป็นประจำ โดยผู้ให้บริการจะดูแลกระบวนการทั้งหมดแทนองค์กร โดย บริการพิมพ์และจัดส่งจดหมายจำนวนมาก ตั้งแต่รับไฟล์เอกสาร จัดเตรียมข้อมูล พิมพ์เอกสาร ใส่ซอง จ่าหน้า ไปจนถึงนำส่งทางไปรษณีย์
บริการนี้เหมาะกับองค์กรที่ต้องการลดภาระงานเอกสารภายใน ลดเวลาการทำงานซ้ำ ๆ และทำให้การจัดส่งจดหมายมีความถูกต้อง เป็นระบบ และตรวจสอบได้
Print & Mail เหมาะกับองค์กรแบบไหน
บริการ Print & Mail เหมาะกับองค์กรที่มีการส่งเอกสารจำนวนมาก หรือมีรอบการส่งเอกสารเป็นประจำ เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายแคมเปญ
ตัวอย่างองค์กรที่เหมาะกับบริการนี ได้แก่
- บริษัทประกัน
- ธนาคารและสถาบันการเงิน
- บริษัทไฟแนนซ์
- โรงพยาบาลและคลินิก
- โรงเรียน มหาวิทยาลัย หรือสถาบันการศึกษา
- นิติบุคคลหมู่บ้านและคอนโด
- บริษัทที่มีฐานลูกค้า สมาชิก หรือผู้ใช้บริการจำนวนมาก
ประเภทเอกสารที่เหมาะกับบริการ
Print & Mail เหมาะกับเอกสารที่ต้องจัดส่งถึงผู้รับเป็นรายบุคคล โดยเฉพาะเอกสารที่มีข้อมูลเฉพาะของแต่ละคน เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขสมาชิก ยอดเงิน หรือรายละเอียดรายการ
ตัวอย่างเอกสารที่นิยมใช้บริการ ได้แก่
- ใบแจ้งหนี้
- ใบแจ้งยอด / Statement
- หนังสือแจ้งเตือน
- หนังสือทวงถาม
- เอกสารสมาชิก
- เอกสารแจ้งสิทธิ์
- จดหมายแจ้งข้อมูลจากองค์กร
- เอกสารธุรกรรมที่ต้องส่งให้ลูกค้าจำนวนมาก
บริการ Print & Mail ครอบคลุมอะไรบ้าง
โดยทั่วไปครอบคลุมขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้
- รับไฟล์เอกสารและข้อมูลผู้รับจากลูกค้า
- ตรวจสอบและเตรียมข้อมูลสำหรับการพิมพ์
- พิมพ์เอกสารขาวดำหรือสีตามรูปแบบที่กำหนด
- พับเอกสารและจัดชุดตามรายการผู้รับ
- ใส่ซองและจ่าหน้าซอง
- นำส่งทางไปรษณีย์
- จัดทำรายงานหรือหลักฐานการจัดส่งตามรูปแบบบริการที่เลือก
องค์กรจึงไม่จำเป็นต้องใช้ทีมงานภายในมาจัดการงานพิมพ์ ใส่ซอง และนำส่งเอง
ข้อดีของบริการ Print & Mail บริการพิมพ์และจัดส่งจดหมายจำนวนมาก
การใช้บริการ Print & Mail ช่วยให้องค์กรจัดการงานจดหมายได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะงานที่มีจำนวนมากและต้องการความถูกต้อง
ข้อดีหลัก ๆ ได้แก่
- ลดภาระงานของทีมเอกสารหรือทีมธุรการ
- ประหยัดเวลาในการพิมพ์ พับ ใส่ซอง และจัดส่ง
- ลดต้นทุนด้านอุปกรณ์ กระดาษ ซอง เครื่องพิมพ์ และแรงงาน
- รองรับการจัดส่งเอกสารจำนวนมากได้เป็นระบบ
- ลดความผิดพลาดจากการจัดชุดเอกสารผิดหรือส่งผิดผู้รับ
- เพิ่มความเรียบร้อยและความเป็นมืออาชีพของเอกสาร
- สามารถจัดทำรายงานการจัดส่งหรือเลขติดตามได้ตามความต้องการ
Print & Mail ต่างจากการส่งจดหมายเองอย่างไร
การส่งจดหมายเองภายในองค์กรอาจเหมาะกับงานจำนวนน้อย แต่ถ้าต้องส่งเอกสารหลักร้อย หลักพัน หรือมากกว่านั้น งานจะใช้เวลามากและมีโอกาสผิดพลาดสูง
บริการ Print & Mail ช่วยเปลี่ยนงานเอกสารที่ซับซ้อนให้เป็นกระบวนการเดียวที่จัดการได้ง่ายขึ้น องค์กรเพียงส่งไฟล์และข้อมูลผู้รับ จากนั้นผู้ให้บริการจะดำเนินการผลิตและจัดส่งให้ครบทุกขั้นตอน
ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้างก่อนใช้บริการ
เพื่อให้การพิมพ์และจัดส่งเป็นไปอย่างรวดเร็ว ลูกค้าควรเตรียมข้อมูลเบื้องต้นดังนี้
- ไฟล์เอกสารที่ต้องการพิมพ์
- รายชื่อและที่อยู่ผู้รับ
- จำนวนเอกสารที่ต้องจัดส่ง
- รูปแบบซองและการพับที่ต้องการ
- ประเภทการจัดส่ง เช่น ไปรษณีย์ธรรมดา ลงทะเบียน หรือ EMS
- รูปแบบรายงานผลการจัดส่งที่ต้องการ
หากเป็นเอกสารเฉพาะรายบุคคล เช่น Statement หรือใบแจ้งหนี้ ควรเตรียมข้อมูลให้ครบถ้วนและอยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปประมวลผลได้ เช่น Excel, CSV หรือไฟล์ข้อมูลจากระบบขององค์กร
เลือกบริการจัดส่งแบบไหนได้บ้าง
ประเภทการจัดส่งสามารถเลือกได้ตามความสำคัญของเอกสาร เช่น
- ไปรษณีย์ธรรมดา เหมาะกับเอกสารทั่วไปที่ไม่ต้องการเลขติดตาม
- ไปรษณีย์ลงทะเบียน เหมาะกับเอกสารสำคัญที่ต้องการหลักฐานการส่ง
- EMS เหมาะกับเอกสารเร่งด่วนหรือต้องการระยะเวลาจัดส่งที่เร็วขึ้น
การเลือกประเภทการจัดส่งควรพิจารณาจากความสำคัญของเอกสาร งบประมาณ และความจำเป็นในการติดตามสถานะ
สรุป
Print & Mail คือบริการที่ช่วยให้องค์กรพิมพ์ พับ ใส่ซอง และจัดส่งจดหมายจำนวนมากได้อย่างสะดวกและเป็นระบบ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องส่งเอกสารให้ลูกค้า สมาชิก หรือคู่ค้าจำนวนมากเป็นประจำ
หากองค์กรของคุณต้องการลดภาระงานเอกสาร ประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด และเพิ่มความน่าเชื่อถือในการจัดส่ง Outsoure mailing คือทางเลือกที่ช่วยให้งานจดหมายขององค์กรง่ายขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบ
ต้องการพิมพ์และจัดส่งจดหมายจำนวนมาก?
ติดต่อเราเพื่อปรึกษา Outsource mailling เราพร้อมช่วยดูแลตั้งแต่การพิมพ์เอกสาร พับ ใส่ซอง จ่าหน้า และนำส่งทางไปรษณีย์อย่างครบวงจร
