ในยุคที่หลายองค์กรเริ่มเปลี่ยนการจัดส่งเอกสารจากรูปแบบกระดาษไปสู่ระบบดิจิทัล หลายคนสงสัย คำว่า E-Statement คืออะไร? คำนี้กลายเป็นสิ่งที่หลายธุรกิจให้ความสนใจมากขึ้น เพราะช่วยให้การส่งเอกสารถึงลูกค้าทำได้รวดเร็ว ลดขั้นตอนการพิมพ์ ลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ และช่วยให้ลูกค้าเข้าถึงข้อมูลได้สะดวกผ่านอีเมล แอปพลิเคชัน หรือระบบออนไลน์
อย่างไรก็ตาม แม้ e-Statement จะช่วยเพิ่มความสะดวกและลดต้นทุนได้มาก แต่เอกสารกระดาษก็ยังไม่ได้หายไปจากการทำงานขององค์กรทั้งหมด หลายธุรกิจยังคงใช้ e-Statement ควบคู่กับการส่งเอกสารทางไปรษณีย์ เพื่อรองรับลูกค้าหลายกลุ่ม และเหมาะกับเอกสารบางประเภทที่ยังต้องการความเป็นทางการ ความน่าเชื่อถือ หรือการจัดส่งถึงที่อยู่ของผู้รับโดยตรง
บทความนี้จะพาไปรู้จักว่า E-Statement ต่างจาก Statement แบบกระดาษอย่างไร? และทำไมหลายองค์กรจึงยังเลือกใช้ทั้งเอกสารดิจิทัลและเอกสารกระดาษควบคู่กัน
E-Statement หรือ รายการเดินบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารบัญชีและการเงินที่แสดงสถานะทรัพย์สินหรือการเงิน ซึ่งถูกลงลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) ซึ่งออกโดยธนาคาร บริษัทหลักทรัพย์และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น รายการเดินบัญชี ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต รายานธุรกรรม หรือเอกสารสรุปรายการประจำเดือน
ตัวอย่างเอกสารที่มักใช้ในรูปแบบ e-Statement
- ใบแจ้งยอดบัญชี
- ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต
- รายการเคลื่อนไหวทางการเงิน
- รายงานสรุปค่าใช้บริการ
- เอกสารแจ้งข้อมูลลูกค้าแบบรายเดือน
E-Statement ต่างจาก Statement ทางไปรษณีย์อย่างไร?
สำหรับ E-Statement คือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีรูปแบบการนำส่งผ่านทาง e-mail, ช่องทางอิเล็กทรอนิกส์, แอปพลิเคชั่น หรือระบบออนไลน์ ซึ่งมีความแตกต่างจาก Statement (ไม่มี E นำหน้า) เป็นเอกสารกระดาษซึ่งมีการจัดส่งผ่านทางไปรษณีย์ โดยพิมพ์เป็นเอกสารจริง พับ ใส่ซอง และจัดส่งถึงที่อยู่ลูกค้า เหมาะกับเอกสารที่ต้องการความเป็นทางการ หรือ ลูกค้าบางกลุ่มที่ยังต้องการเอกสารฉบับกระดาษ
ข้อดีของ e-Statement สำหรับองค์กร
1.ช่วยลดต้นทุนการจัดพิมพ์และจัดส่ง
- ลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ
- ลดค่าซองและค่าจัดส่ง
- ลดขั้นตอนการจัดการเอกสารจำนวนมาก
2.ส่งเอกสารได้เร็วขึ้น
- ลูกค้าได้รับเอกสารผ่านช่องทางดิจิทัล
- ลดระยะเวลารอไปรษณีย์
- เหมาะกับเอกสารที่ต้องแจ้งข้อมูลอย่างรวดเร็ว
3.ค้นหาและจัดเก็บได้ง่าย
- ลูกค้าสามารถเก็บไฟล์ไว้ในอีเมลหรือระบบออนไลน์
- องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
แล้วทำไมหลายองค์กรยังใช้เอกสารกระดาษควบคู่กับ e-Statement?
แม้ e-Statement จะทำให้รูปแบบเอกสารและช่องทางการจัดส่ง สะดวก รวดเร็ว ขึ้น เพราะเอกสารอยู่ในรูปแบบไฟล์หรืออิเล็กทรอนิกส์ แต่หลายองค์กรยังมีการใช้เอกสารกระดาษควบคู่กับ e-Statement อยู่ จากสาเหตุดังต่อไปนี้
- ลูกค้าบางกลุ่มยังต้องการเอกสารกระดาษ ลูกค้าบางรายไม่สะดวกใช้อีเมลหรือแอปพลิเคชัน บางกลุ่มยังเชื่อมั่นในเอกสารที่จับต้องได้ โดยเฉพาะกลุ่มลุกค้าองค์กร ผูสูงอายุ หรือผู้ที่ต้องใช้เอกสารประกอบธุรกรรม
- เอกสารบางประเภทต้องการความเป็นทางการ เช่น เอกสารแจ้งเตือสำคัญ เอกสารทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ หนังสือแจ้งข้อมูลสำคัญ และเอกสารที่ต้องส่งถึงรู้รับอย่างเป็นระบบ
- ใช้เป็นช่องทางสำรองเมื่อลูกค้าไม่ได้เปิดเอกสารดิจิทัล ในบางกรณีการส่ง e-Satement ช่องทางอีเมลแล้วมีการตกหล่นหรือเข้า Spam หรือลูกค้ามีการเปลี่ยนอีเมล ต้องมีการส่งเอกสารกระดาษให้ลูกค้า
Statement (กระดาษ) vs E-Statement แบบไหนเหมาะสำหรับองค์กร
E-Statement เหมาะกับ กลุ่มลูกค้าที่คุ้นเคยกับช่องทางออนไลน์ องค์กรต้องการลดต้นทุนเอกสาร ต้องการส่งข้อมูลจำนวนมากอย่างรวดเร็ว และลดการใช้กระดาษ
Statement (กระดาษ) เหมาะกับ กลุ่มลูกค้าที่ต้องการส่งเอกสารเป็นทางการ ลูกค้าบางกลุ่มยังต้องการเอกสารกระดาษ ต้องการให้เอกสารถึงมือผู้รับตามที่อยู่ โดยส่วนใหญ่ใช้กับเอกสารสำคัญที่ต้องการความน่าเชื่อถือ
การใช้ทั้งสองรูปแบบร่วมกัน เช่น องค์กรเลือกส่ง E-Statement เป็นช่องทางหลัก และใช้เอกสารกระดาษสำหรับลูกค้าที่ร้องขอ เป็นต้น *ซึ่งเป็นกรณีที่องค์กรส่วนใหญ่ใช้กันโดยทั่วไป
โรงพิมพ์ท็อปมัลติพริ้นทส์ รับบริการทำ Outsource Mailing หรือ Direct Mailing คือ บริการรับพิมพ์ฟอร์มจดหมาย โปรแกรมข้อมูลที่อยู่ลูกค้าที่เป็น Variable Data ข้อมูลแปรผัน พับเป็นซองจดหมาย หรือจะอยู่ในรูปแบบของกระดาษฟอร์มกาว และ ส่งให้ถึงมือลูกค้าผ่านทางไปรษณีย์ไทย สนใจรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถแอดไลน์มาเพื่อสอบถามบริการเพิ่มเติมได้ค่ะ
